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FACTURACIÓN EN LÍNEA. FACTURA ELECTRÓNICA.

La factura electrónica.

Las facturas se pueden imprimir una vez realizadas y ser enviadas al cliente en papel o en formato digital. Ahora bien, la factura electrónica no es solo una factura expedida en formato digital (o escaneada de la factura en papel), enviada al cliente y recibida satisfactoriamente utilizando medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (ordenadores o dispositivos móviles). Para que una factura electrónica tenga la misma validez que la factura en papel, a efectos legales y fiscales, ha de cumplir unos requisitos:

  1. Que el destinatario haya dado previamente su consentimiento expreso o tácito – por ejemplo, si procesa la factura a su recepción o la paga – . En los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento tiene que ser expreso, por lo que hay que leer si el contrato incluye una cláusula de recepción de facturas electrónicas.
  2. Que los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad de origen, lo que significa garantizar la identidad del emisor de la factura y que el contenido no ha sido modificado.

Formatos permitidos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT. Los más habituales son en la facturación electrónico son:

  • PDF: se suele usar cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME que van a guardar la factura en almacenamiento electrónico.
  • XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria en su aplicación gratuita de facturación facturae.

La AEAT permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas:

  • Firma electrónica reconocida. De forma similar a una factura en papel, que es garantizada por la firma del emisor y/o el sello de la empresa, la factura electrónica puede garantizarse con una firma electrónica reconocida, que es una firma avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta permite identificar al firmante y evitar que  cambios posteriores no sean detectados. Es el procedimiento de garantía más generalizado en España, favorecido por la extensión del DNI electrónico. Si se utiliza la firma electrónica reconocida, no es necesario garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica mediante los controles de gestión.
  • Intercambio electrónico de datos (EDI). El acuerdo que hagan las partes relativo a este intercambio habrá de prever la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos. Hay diferentes software que hacen posible ese intercambio electrónico de datos en distintos formatos estándar, por ejemplo, XML o EDIFACT. El EDIFACT es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el Intercambio electrónico de datos en el ámbito mundial. Existiendo subestándares para cada entorno de negocio (distribución, automoción, transporte, aduanero, etc) o para cada país. Así, por ejemplo, AECOC regula el estándar EDI del sector de distribución.
  • Otros medios validados por la AEAT.

¿Qué programa informático podemos usar para emitir facturas electrónicas para la Administración?